PM Vs. FM / Diferencias entre Project Management y Facility Management

Hace ya un año puse sobre la mesa la barrera que existe entre el Project Management [PM] y el Facility Management [FM] en el ciclo de vida de la edificación. Podéis verlo clicando aquí.

Lo cierto es que muchas veces se confunden las dos figuras y sus trabajos y competencias. No será la primera vez que asistes a una conferencia sobre FM y terminan hablando de PM. Desde el propio grupo de PM del COAC [al que pertenezco y os animo a seguir] lo hemos visto en alguna ocasión, con fallos, a veces, imperdonables, pero no vienen al caso.

Definición PM

Para entender la figura del PM se tienen que explicar claramente los conceptos de Proyecto, Gestión de Proyectos y Dirección de Proyectos.

Un Proyecto es, según el PMI, un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. En este sentido pueden considerarse proyectos: desarrollar un producto, realizar un trabajo de investigación, construir una edificación o infraestructura, diseñar y poner en funcionamiento una start-up, entre otros tantos.

La Gestión de Proyectos es la disciplina que hace posible la realización de proyectos. Según PMI es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos. Trata de administrar y organizar los recursos para realizar todo el trabajo requerido por el proyecto según su alcance, tiempo y costes definidos.

El Director de Proyectos no tiene sólo que entender y aplicar los conocimientos, herramientas y técnicas que se reconocen como buenas prácticas de Gestión de Proyectos sino que, además, tiene que poseer habilidades interpersonales como liderazgo, formación de equipos, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, negociación, generación de confianza, gestión de conflictos y coaching.

 

 

En el marco de la Gestión de Proyectos, en su papel como Director de Proyecto, el PM asume las más altas atribuciones y las más altas responsabilidades por debajo del Cliente/Promotor.

Dentro de la cadena temporal del proyecto, el PM como especialista comienza normalmente su actividad en la fase de Concepción, controlando las fases de Planificación, Ejecución y Finalización como responsable máximo, y puede estar todavía implicado en el seguimiento de la evolución del producto/edificio durante su ciclo de vida, es decir, durante su fase de Uso y Explotación.

 

Definición FM

El FM es una integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios que apoyen y mejoren la efectividad de las actividades principales. De esta forma, debe cumplir los requisitos básicos de las personas en sus puestos de trabajo, dar soporte a los negocios principales de las organizaciones y aumentar el retorno de capital mediante el uso económico de servicios e infraestructura dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados.

Según la IFMA ésta es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y de sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y de las tecnologías propias de dichos inmuebles.  Según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, el Facility Management se define como la gestión de inmuebles y servicios soporte.

Es cierto que siempre ha existido la profesión de Persona de Mantenimiento de Servicios

Generales, en la que muchas veces no se conoce bien el alcance de sus funciones y, otras, no reciben el apoyo ni el reconocimiento necesario dentro de su propia compañía para desarrollar esas funciones correctamente. Sin embargo no deben confundirse la labor del Facility Manager con la de mantenimiento. Es decir, el Facility Manager no sólo se encarga de que funcione la luz en la oficina o haya folios en la impresora, sino que además posee un componente estratégico para ayudar a conseguir la meta de la empresa. La diversidad de funciones que engloba esta disciplina puede verse en la imagen siguiente:

PM Vs. FM

Una vez vistos los diferentes ámbitos de actuación queda claro que un PM no es un FM ni viceversa. No hay ni mejor ni peor, simplemente son dos perfiles diferentes. Pero si tienen límites claros y se aprecian en el ciclo de vida del proyecto. Esto no quiere decir que en la Fase de Explotación no esté presente el PM, ya que puede ser requisito y es una fase dónde también tiene actuación.
Por otro lado, que el FM no ejecute su labor hasta el momento de la explotación, tampoco le excluye de aparecer en fases de Planificación. En este punto más que trabajo propio estaría haciendo de consultor para el PM y el cliente elaborando un buen Plan de Mantenimiento.

Uno de los problemas visibles actuales es que la línea que divide el PM y el FM hace que no haya ningún tipo de comunicación entre ellos. Este punto debe romperse e intentar, en la medida de lo posible y dependiendo del proyecto, que el FM entre en consideración en fases tempranas del PM para poder así tener un completo control en toda la vida del proyecto/edificio. Esto es aún más importante si se trata de grandes edificios o infraestructuras, dónde el coste de explotación es muy elevado y un buen FM con un plan ejecutado por el PM puede ser una clave de optimización, ahorro y calidad importante.